접대비란 교제비, 사례금, 업무추진비, 판매촉진비 등 기타의 명목 여하에도 불구하고 이와 유사한 성질의 비용으로 업무와 관련해 특정인에게 무상으로 지출한 물품, 금품 등을 말한다. 따라서 업무와 관련 있지만 불특정 다수인에게 제공하는 광고선전비와 특정인에게 제공하지만, 업무와 관련 없는 기부금과는 구별된다.
이러한 접대비는 증빙 자료를 갖추었을 경우에만 경비로 인정받을 수 있다. 인정받을 수 있는 요건도 굉장히 까다롭기 때문에 증빙 자료를 꼭 꼼꼼하게 챙겨야 한다.
먼저 접대비 관련 증빙 자료를 챙길 때 주의할 점에 대해서 살펴보자. 만약 1회 접대 식사비용으로 1만 원을 지출했다면 1만 원까지는 간이영수증을 챙겨도 경비로 인정받을 수 있다. 하지만 1회 접대 식사비용으로 2만 원을 지출하고 간이영수증을 챙겼다면 1만 원을 초과해 경비로 인정받을 수 없다. 이렇게 2만 원을 지출한 경우에는 현금영수증과 신용카드, 세금계산서, 계산서 등 정규 증빙을 받은 것에 한해 접대비로 인정받을 수 있다.
경조사비를 지출한 경우에도 사업과 관련된 때에만 20만 원까지 접대비로 인정받을 수 있다. 사업과 관련 없이 개인적으로 지출한 경조사비의 경우에는 접대비로 인정받을 수 없으므로, 개인적으로 지출한 것인지 사업적으로 지출한 것인지 잘 따져야 한다. 그런데 경조사비를 경비로 인정받기 위해서도 지출 증빙 서류를 챙겨야 할까? 챙겨야 한다면 어떤 서류를 챙겨야 할까? 요즘은 SNS로 경조사를 알리는 경우가 많아 현실적으로 증빙 서류를 챙기기가 어렵다. 이럴 때는 경조사비를 지출하고 지출 일자, 지급처, 지급 금액, 지급처와의 관계 등을 기록한 근거를 남겨 두면 건당 20만 원까지는 증빙이 없어도 필요 경비로 인정해 주고 있다.
한편, 현실적으로 정규 증빙에 해당하는 신용카드 등의 사용이 불가능한 국외 지역 지출(아프리카 지역 등)이나 현금 외에 다른 지출 수단이 없는 경우, 사업자등록이 없는 농어민에 대한 지출은 정규 증빙을 챙기지 않아도 경비로 인정받을 수 있다. 다만 농어민의 경우에는 금융기관 송금명세서를 제출해야 한다. 법인의 경우 법인카드만 인정되며 임직원 개인카드의 사용은 인정되지 않는다. 또한 접대비를 신용카드로 결제한 거래 상대방이 위장 가맹점으로 판정되었을 경우에도 이를 접대비로 인정하지 않는다. 그렇지만 개인 종합소득세의 경우에는 가족 및 종업원의 카드 사용도 접대비로 인정된다.
상품권을 접대용으로 구입한 회사가 많은데, 상품권은 유가증권에 해당하기 때문에 구입 시 세금계산서, 계산서, 현금영수증 발행이 되지 않으므로 접대용으로 사용할 경우 신용카드로 구입한 경우에만 접대비로 인정된다. 상품권을 종업원의 복리후생 목적으로 구입했다면 어떠한 결제이건 증빙불비 가산세는 없다. 도서상품권이나 문화상품권은 상품권과 마찬가지로 고객에게 지급 시는 접대비로, 종업원에게 지급 시는 복리후생비로, 일반인에게 무상 제공했다면 광고선전비 또는 기부금으로 회계 처리하면 된다.
건설회사 등이 공사 과정에서 발생하는 각종 피해보상금(소음, 분진, 진동, 주차 등)을 지급한 경우 건설원가에 해당되지만, 피해보상금이 아닌 공사와 관련한 정신적 피해보상, 민원보상금, 사례금 등은 건설원가가 아닌 접대비에 해당된다. 수령자의 경우 기타소득에 해당하므로 건설회사는 지급 시 기타소득 원천징수(지급 금액의 20%)를 해야 한다.
글 강병섭 세무사
세무법인 한맥 구리교문지점 대표 세무사. 조세의 날 성실납세자 재정경제부 장관 표창. 국세청 모범세무사 지정. 국세청 혁신위원회 위원 역임. 조세일보 선정 명품세무사.
